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A prescindere dal supporto sul quale è registrato, con il termine documento si indica qualsiasi cosa sia portatrice di significato . Quello di documento è quindi un concetto che si allontana dall'essere unicamente qualcosa di leggibile sotto forma di parola scritta, ma risulta dalla capacità del ricercatore di interrogare un materiale . Un materiale diventa documento nel momento in cui è in grado di suscitare interesse agli occhi di chi lo osserva.

Documenti consci e inconsci

Si distinguono due tipi di documenti:

• consci : documenti che riportano informazioni che sono state registrate apposta per essere trasmesse.
• inconsci : documenti che provengono dalla comunicazione degli uomini fra loro e portano un significato definito dal loro contesto d'origine. Sono quei documenti materiali o non, che supportano informazioni in modo neutro e che devono essere riconosciuti come tali da uno storico che ha il compito di assegnargli il valore di testimonianza . Questi documenti supportano informazioni in modo inconscio, e indipendentemente dalle intenzioni di chi li ha registrati, una volta interpretati forniscono informazioni.

Anche nei documenti di tipo conscio però sono rintracciabili messaggi inconsci: scrittura , immagini, materiali; che costituiscono un quantitativo culturale rintracciabile operando una lettura fra le righe. I documenti neutri e silenziosi del secondo gruppo sono stati riconosciuti dalla semiotica moderna come portatori di significato a tutti gli effetti, ed è soprattutto in questo gruppo che il materiale assume il ruolo di trasmettere dati. Il procedimento attraverso il quale un materiale del tempo diventa un documento segue le fasi di registrazione del dato e decodificazione del messaggio.

Oltre a chi produce e a chi interpreta il documento, c'è anche il mediatore, colui che produce una rappresentazione dell'oggetto utilizzando un linguaggio simbolico. Il suo compito è quello di descrivere il materiale, il supporto, i dati registrati, le potenzialità informative, e persegue lo stesso scopo di chi allestisce un catalogo .

Il supporto

Il materiale di supporto che consente la registrazione di un documento puó essere di due tipi:

• analogico , legato all' immanenza, alla concretezza della carta.
• digitale , che si caratterizza per caratteristiche quali: numerabilità, astrattezza, combinabilità, serialità, sequenzialità. Nel sistema digitale binario l'unità di misura per rappresentare il mondo fisico è il bit , portatore di quantità di informazione diverse a seconda della qualità delle componenti hardware e software in cui è interessato.

Il documento registrato su tale supporto viene definito documento digitale.