Archivio
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Archivio
Per archivio si intende:
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l'ordinato insieme dei documenti prodotti e/o acquisiti da un ente, un'istituzione, una famiglia o una persona nel normale esercizio delle proprie funzioni per tutto il tempo della propria attività;
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il locale destinato alla loro conservazione;
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l'ufficio, organo o ente cui è affidata istituzionalmente la conservazione, tutela e valorizzazione dei documenti storici.
Tra le funzioni principali di un archivio si ricordano:
- la conservazione, tutela e valorizzazione dei documenti;
- la redazione di inventari, repertori, indici o guide che consentano la consultazione del materiale archivistico;
- promuovere l'utilizzo dei beni conservati, per esempio in campo didattico.
Il termine archivio deriva dal greco
, che significa luogo del governo, ma tramite il latino archium/archivum/archivium .
L' archivio può essere:
- corrente (per gli affari in corso);
- di deposito (per gli affari detti "esauriti");
- oppure storico (per i documenti con più di 40 anni di età, destinati a venir conservati per sempre nell'archivio).
L'organizzazione dell'archivio è oggetto di studi, prevalentemente con il fine di aumentare i benefici derivanti dall'archiviazione per mezzo di una gestione il più possibile razionale, contenendo gli spazi utilizzati e i costi di gestione.
Nell'archivio i documenti sono sistemati dentro delle buste (contenitori di cartone nei quali si conservano i documenti raggruppati nei fascicoli) che sono a loro volta sistemati su delle scaffalature. Dentro alle buste i documenti, raggruppati in cartelline, formano un fascicolo (insieme di documenti ove questi sono riportati in ordine cronologico). Il fascicolo è coniderato l'unità base dell'archivio. Sulle scaffalature, oltre alle buste, sono presenti anche dei registri (documenti formati da più fogli contenenti atti di genere vario) ma se questi sono troppo rovinati vengono anch'essi racchiusi in buste.